Von manueller Datensammlung zu smarten Insights:

Die Herausforderung

Alexander Libor, CHRO bei Afileon, stand vor einer komplexen Aufgabe: die konsistente Erfassung und Auswertung von Personaldaten über verschiedene Standorte hinweg – jedes mit eigenen Systemen wie Personio, HR Works oder DATEV PMS.

Vor der Einführung von peopleIX arbeitete das zentrale HR-Team – bestehend aus sechs Personen mit den Schwerpunkten HR IT & Projekte, Talent Management, HR Business Partnering sowie Recruiting & Employer Branding – mit manuellen Excel-Konsolidierungen, um Daten aus den unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen.

Die größten Herausforderungen dabei:

• Manuelle Datensammlung: Daten mussten aus verschiedenen lokalen Systemen zusammengetragen werden – aufwendig und fehleranfällig.
• Fehlende Datenintegrität: Uneinheitliche und unvollständige Daten erschwerten eine verlässliche Analyse.
• Langsame Berichterstattung: Jede Auswertung erforderte viele Stunden manueller Arbeit.
• Mangelnde Transparenz: Zentrale und lokale Teams hatten oft unterschiedliche Datenstände.

"Wir mussten Daten aus verschiedenen Systemen manuell zusammenführen – und haben dabei in einer Abfrage zufällig entdeckt, dass die Abbildung der Daten der Mitarbeitenden an einzelnen Stellen lückenhaft war. Das hat gezeigt, wie fragil der Prozess war."
– Alexander Libor, CHRO

Die Entscheidung

Der Bedarf an einer einheitlichen, automatisierten und transparenten HR-Datenlösung war eindeutig.

Was Alexander und sein Team letztlich überzeugte, war die Kombination aus einfacher Handhabung, flexibler Anbindung verschiedener Systeme und leistungsstarken Auswertungsmöglichkeiten – alles vereint in einer Plattform.

"peopleIX bot genau das, was wir gesucht haben – eine intuitive Plattform, die unsere Systeme verbindet und Insights sowohl zentral als auch lokal verfügbar macht."
‍– Alexander Libor, CHRO

Der Kaufprozess war unkompliziert und transparent. Das faire Preismodell und der klare Vertragsaufbau machten die Entscheidung für peopleIX leicht.

Die Umsetzung

Die Einführung von peopleIX verlief reibungslos und effizient.

Das zentrale HR-Team führte die Plattform schrittweise ein, sodass sowohl die Zentrale als auch die lokalen Kanzleien von individuell angepassten Dashboards und Berechtigungen profitieren konnten.

Heute fließen alle HR-Daten aus den Standorten in eine zentrale Plattform. So kann das Team Kennzahlen wie Headcount, Fluktuation, Vergütung oder Diversität auf Gruppen- und Standortebene analysieren. Dank der flexiblen Dashboards kann jede Kanzlei die für sie relevanten KPIs betrachten – abhängig vom jeweiligen Reifegrad und Fokus.

"peopleIX ermöglicht es uns, HR-Kennzahlen sichtbar und verständlich zu machen – für jede Kanzlei, egal auf welchem Entwicklungsstand sie sich befindet."
‍– Alexander Libor, CHRO

Die Ergebnisse

Mit peopleIX hat Afileon seine HR-Datenprozesse grundlegend transformiert – von manueller Excel-Arbeit zu einem intelligenten, datengestützten System.

• Zentralisierte HR-Daten: Alle Kennzahlen sind nun an einem Ort gebündelt – keine manuelle Datensammlung mehr.
• Schnellere Auswertungen: Reports, die früher Stunden dauerten, stehen jetzt auf Knopfdruck bereit.
• Bessere Datenqualität: peopleIX sorgt für konsistente und aktuelle Daten über alle Standorte hinweg.
• Strategischer Mehrwert: Verlässliche Insights stärken die Glaubwürdigkeit und Wirkungskraft des HR-Teams gegenüber Management, Kanzleien und Shareholdern.

„Mit verlässlichen Daten können wir HR-Themen viel gezielter verankern. Durch das neue Tool bieten wir unseren Kanzleien einen noch besseren Service und schaffen mehr Entlastung im Alltag. Zugleich behalten wir, unsere Shareholder und das Afileon Management wichtige HR-Kennzahlen transparent im Blick und können sie gezielt zur Steuerung und Weiterentwicklung von Afileon einsetzen."
- Alexander Libor, CHRO