Wie du den Pay Transparency Act 2026 nutzt, um deine Compliance, DEI und Employer Branding zu stärken.

Pay Transparency – transparente, faire und begründbare Vergütung – wird in Europa zur Pflicht. Mit der Umsetzung der EU Pay Transparency Directive bis zum 7. Juni 2026 müssen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden Gehaltsstrukturen offenlegen, Gender Pay Gaps messen und bei Ungleichheiten handeln.

• Dieses Playbook zeigt dir, warum Pay Transparency für den Unternehmenserfolg entscheidend ist, welche rechtlichen und datenbezogenen Anforderungen auf dich zukommen und wie du wirksame Strategien umsetzt. Am Ende hast du als HR-Leitung, CHRO oder C-Level eine klare Roadmap, um Compliance sicherzustellen und gleichzeitig Employer Branding, Recruiting und DEI zu stärken.

Warum Pay Transparency jetzt zählt

Die neue EU-Richtlinie (2023/970) verpflichtet Arbeitgeber:innen, Gehaltsstrukturen transparent, vergleichbar und diskriminierungsfrei zu gestalten.

Deutschland & Pay Transparency
Die nationale Umsetzung der EU Pay Transparency Directive wird aktuell vorbereitet. Experten gehen von einer strengen Ausgestaltung aus, möglicherweise über den EU-Mindeststandard hinaus. Konkrete Bußgeldhöhen sind noch nicht final abschätzbar, Unternehmen sollten jedoch mit spürbaren Sanktionen bei Verstößen rechnen.

Was sich ändert:

• Salary Ranges werden Pflicht in allen Jobanzeigen.
• Transparente Gehaltsinformationen für Mitarbeitende
• Reporting-Pflichten für Unternehmen >100 Mitarbeiter:innen.
• Joint Pay Assessment ab 5 % unerklärbarem Gender Pay Gap – verpflichtend.

Wichtige Fristen

Warum Transparenz ein Business-Thema ist

Die Umsetzung der EU Pay Transparency Directive ist weit mehr als eine neue Compliance-Pflicht. Sie markiert einen kulturellen Wandel darin, wie Unternehmen über Vergütung, Fairness und Vertrauen kommunizieren – nach innen wie nach außen.

Unternehmen, die Transparenz aktiv gestalten, sind nicht nur Compliance, sondern generieren auch messbaren Business Impact: geringere Fluktuation, höhere Zufriedenheit und eine attraktivere Employer Brand.

• Transparente Vergütung ist kein HR-Trend – sie ist ein Vertrauensversprechen an Mitarbeitende und Bewerber:innen.

Bewerber:innen achten zunehmend darauf, ob Unternehmen offen mit Gehältern umgehen. Wer klare Salary Bands kommuniziert, signalisiert Fairness und Professionalität.

78 % der Kandidat:innen bevorzugen Arbeitgeber, die Gehaltsbereiche bereits in Stellenausschreibungen nennen. (Quelle: SHRM 2024)

Unternehmen, die Transparenz leben, verzeichnen im Schnitt eine um 25 % höhere Bewerbungsquoten für ausgeschriebene Stellen.

Der Recruiting-Markt steht unter starkem Druck: Die Zahl offener Stellen ist rückläufig, während die Bewerbungsvolumina vielerorts hoch bleiben. Ein Großteil der eingehenden Bewerbungen führt nicht zu Einstellungen – ein Hinweis auf erhebliche Ineffizienzen und hohe Belastung in HR-Teams.

Pay Transparency wird damit zum strategischen Hebel.

Frühe Klarheit über Gehaltsspannen schafft realistische Erwartungen, reduziert Fehlpassungen und steuert die Qualität der Bewerbungen gezielter. Gleichzeitig stärkt transparente Vergütung das Vertrauen, verbessert die Candidate Experience und unterstützt schnellere, klarere Entscheidungen im Auswahlprozess.

Externe Studien zeigen zudem, dass die Nennung von Gehaltsspannen in Stellenanzeigen die Bewerbungsdynamiken positiv beeinflusst und die Entscheidungsprozesse beschleunigt.

• Praxis-Tipp Integriere Salary Bands direkt in dein ATS (Applicant Tracking System) – so sind alle Recruiting-Teams automatisch compliant.

Unklare Gehälter kosten Vertrauen – und Talente.Wer nicht weiß, ob er fair bezahlt wird, schaut sich früher oder später um.

Pay Transparency schafft Klarheit, Sicherheit und Loyalität. Transparente, datenbasierte Gehaltsstrukturen reduzieren Zweifel, stärken das Gerechtigkeitsempfinden und machen aus „Ich bleib erstmal“ ein „Hier will ich bleiben“.

Fairness ist kein Soft Skill – sondern ein knallharter Retention-Faktor.

Welche rechtlichen Anforderungen du im Blick behalten solltest – und weshalb

Viele kennen die EU-Pay-Transparency-Directive bereits. Aber was oft unterschätzt wird: Die Umsetzung schafft einen völlig neuen Standard dafür, wie Unternehmen ihre Vergütung strukturieren und verantworten müssen.

Es geht nicht mehr um „Transparenz als Prinzip“, sondern um Transparenz als Pflicht, die nachweisbar, prüfbar und verbindlich wird.

Das Bundesfamilienministerium plant, dass Unternehmen künftig von sich aus berichten müssen – ohne dass Beschäftigte überhaupt eine Anfrage stellen. Gleichzeitig steigen die Bußgelder erheblich. Kurz gesagt: Reaktives Handeln reicht nicht mehr.

Die vier Säulen der EU-Richtlinie

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Pre-Employment Transparency

• Angabe von Gehaltsspannen in Stellenanzeigen oder spätestens vor dem ersten Bewerbungsgespräch.
• Fragen nach der bisherigen Vergütung sind unzulässig.

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Employee Information Rights

• Mitarbeitende haben das Recht, Informationen zu Gehaltskriterien sowie zur durchschnittlichen Vergütung vergleichbarer Rollen zu erhalten.
• Arbeitgeber müssen diese Auskünfte innerhalb eines angemessenen Zeitraums bereitstellen (in der Praxis i. d. R. innerhalb von zwei Monaten).

Gender Pay Gap Reporting

• Unternehmen mit 250+ Mitarbeitenden: jährliches Reporting ab 2027.
• Unternehmen mit 150–249 Mitarbeitenden: Reporting alle drei Jahre ab 2027.
• Unternehmen mit 100–149 Mitarbeitenden: Reporting alle drei Jahre ab 2031.

Joint Pay Assessment

Wird ein geschlechtsspezifischer Gehaltsunterschied von über 5 % festgestellt, der nicht objektiv begründet werden kann, ist eine gemeinsame Bewertung der Vergütungsstruktur mit der Mitarbeitendenvertretung verpflichtend – inklusive Maßnahmenplan zur Korrektur.

Sanktionen bei Verstößen

Die Mitgliedsstaaten müssen „wirksame, angemessene und abschreckende“ Sanktionen vorsehen.

Was im Ernstfall droht:

Was im Ernstfall droht:

• Die EU weist ausdrücklich darauf hin, dass Bußgelder keine feste Obergrenze haben müssen. Je nach nationaler Umsetzung können sie in den fünf- bis sechsstelligen Bereich oder darüber hinaus reichen.
• Verpflichtende Rückzahlungen bei ungleicher Bezahlung
• Öffentliche Berichte, die dem Employer Branding massiv schaden können
• Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen und Aufträgen

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