Onboarding ist einer der wichtigsten HR-Prozesse – und gleichzeitig einer der am wenigsten standardisierten.
In den meisten Unternehmen besteht der Onboarding-Prozess noch immer aus E-Mails, Excel-Listen und manuellen Übergaben.

Das Problem:
Diese Art von HR-Workflows skaliert nicht.

Wer HR-Prozesse automatisieren will, sollte genau hier anfangen.

Onboarding ist kein Einzelprozess – sondern ein Workflow

Onboarding besteht aus vielen wiederkehrenden Aufgaben:

• Vertrags- und Systemzugänge bereitstellen
• Meetings planen
• Aufgaben an HR, Führungskräfte, Buddys und IT verteilen
• Fortschritt dokumentieren

Ohne klare Onboarding-Workflows entstehen:

• Medienbrüche
• Verzögerungen
• fehlende Prozesssicherheit

Ein strukturierter Workflow sorgt dafür, dass alle Schritte sauber ineinandergreifen – automatisiert, nachvollziehbar und messbar.

Warum Onboarding vor Tag 1 starten muss

Ein moderner Onboarding-Workflow beginnt nicht am ersten Arbeitstag, sondern in dem Moment, in dem im HRIS ein Startdatum hinterlegt wird.

Dieses Ereignis wird zum Trigger für Workflows:

• Aufgaben werden automatisch erstellt
• Meetings werden geplant (schedule meetings)
• Tickets für IT und Systemzugänge werden angelegt (create tickets)
• Formulare werden bereitgestellt (Formularerstellung)

So entstehen automatisierte Prozesse, die nicht von manuellen Erinnerungen abhängen.

Workflow-Automatisierung statt Reminder-Kultur

Viele Unternehmen versuchen, ineffiziente Prozesse mit mehr Kontrolle zu lösen.
Doch echte Workflow Automatisierung ersetzt manuelle Abstimmung durch klare Logik:

• Rollenbasierte 30/60/90-Tage-Pläne
• Ein zentraler Workflow Builder statt Einzellösungen
• Wiederverwendbare Workflow Vorlagen
• Systemintegration mit HRIS, ATS, Slack und Microsoft Teams

Das Ergebnis:
Weniger operative Arbeit, mehr Übersicht – und höhere Prozesssicherheit.

Transparenz durch Monitoring & Reporting

Ein guter Workflow endet nicht bei der Automatisierung.
Er macht Fortschritt sichtbar.

Durch Workflow Monitoring und Echtzeit-Überwachung sehen HR und Führungskräfte:

• welche Aufgaben offen sind
• wo Engpässe entstehen
• welche Schritte bereits abgeschlossen sind

Gleichzeitig lässt sich Reporting automatisieren – ohne zusätzliche Tools oder manuelle Auswertungen.

Effizienz steigern mit automatisierten Onboarding-Prozessen

Strukturierte Onboarding-Workflows haben messbaren Business Impact:

• Schnellere Time-to-Productivity
• Einheitliche Onboarding-Erlebnisse
• Weniger manuelle HR-Aufwände
• Höhere Prozesssicherheit

Kurz gesagt:
Automatisierte Onboarding-Prozesse sind ein zentraler Hebel, um Effizienz zu steigern und HR strategischer aufzustellen.

Onboarding-Workflows als Teil einer HR-Workflow-Plattform

Onboarding entfaltet sein volles Potenzial, wenn es Teil einer übergreifenden HR-Workflow-Plattform ist:

• Recruiting
• Onboarding
• Probezeit
• Entwicklung
• Offboarding

So lassen sich Workflows optimieren, statt einzelne Prozesse isoliert zu betrachten.

Denn gutes Onboarding ist kein Zufall.
Es ist das Ergebnis klar definierter, automatisierter HR-Workflows.

‍